Ob im Unternehmen, Verlag oder Medienhaus – ohne digitales Redaktionssystem steht der Betrieb still. Die meisten kommen gut damit zurecht. Eine Frage aber bringt sie aus dem Konzept: Wozu ist ein Redaktionssystem eigentlich gut?
Bei einem Redaktionssystem handelt es sich um ein Softwaresystem, das publizistische Inhalte verwaltet. So kommt es vornehmlich bei Zeitungen, Magazinen und Websites zum Einsatz. Immer wie öfters aber auch bei Unternehmen, die ihre Kommunikation verbessern wollen. Hauptmerkmal des Redaktionssystems ist die Trennung von Inhalten (Content), Format und Struktur. Dient die Software einer Website, nennt sie sich auch Content-Management-System.
Das Redaktionssystem ist das Herzstück des Multi Channel-Publishings. Hier spielt sich der gesamte Workflow ab – von der Planung und Bearbeitung über die Verwaltung bis hin zur Produktion.
Häufig setzen wir Redaktionssysteme mit Content Management Systemen gleich. Dabei gibt es einen markanten Unterschied: Beide Softwaretypen basieren zwar auf Webtechnologien, das Content Management System konzentriert sich aber auf die Strukturierung und Publikation von Websites. Das Redaktionssystem hingegen bespielt alle Kanäle – von Print über online bis mobile und übernimmt gleichzeitig auch die Planung
Redaktionssysteme sammeln und speichern sämtliche Inhalte, unabhängig von ihrem Ausgabekanal. So kann der Redakteur denselben Content effizient weiterverarbeiten und mehrfach verwenden.
In Redaktionssystemen sind Inhalt und Layout klar voneinander getrennt. Diese bewusste Unterscheidung ermöglicht ein Single-Source-Publishing. Der Redakteur kann den Content beliebig oft für verschiedene Formate und Medien aufbereiten.
Redaktionssysteme optimieren den Workflow im Cross-Media-Publishing. Die Erstellung, Publikation und Verwaltung von Inhalten läuft effizienter, einfacher und sicherer ab. Das erleichtert die Zusammenarbeit aller Beteiligten. So unterlaufen nicht nur weniger Fehler, auch die Abstimmungs- und Korrekturschleifen nehmen ab.
Während die Fehlerquellen sinken, steigt die Produktionssicherheit. Die Gefahr, dass relevanter Content verloren geht, ist minimal. Sorgfältig sammelt das Redaktionssystem wichtige Daten und Media-Assets.
Das Redaktionssystem zeichnet den gängigen Produktionsprozess nach – von der Planung bis zur Publikation. Zu jeder Zeit haben Mitwirkende eine Übersicht über den aktuellen Produktionsstand.
Marketing und Kommunikation werden anspruchsvoller. Mit Online und Social Media stehen zwar mehr Kommunikationskanäle zur Verfügung. Sie bedeuten aber auch mehr Aufwand. So braucht es ein umfassendes System, das die wachsenden Anforderungen zuverlässig stemmt – das Redaktionssystem.
Aus diesen Gründen sind Redaktionssysteme unverzichtbar:
Ein gutes Redaktionssystem ist ein Teamplayer. Es hilft den Beteiligten, besser zusammenzuarbeiten. Wichtig ist ein Sammelpunkt für alle Konzepte, Entwürfe und fertige Dokumente, zu dem jeder Mitarbeiter Zutritt hat.
Der moderne Arbeitsplatz ist unabhängig von Ort, Zeit und Endgerät. Flexibilität lautet das Zauberwort. Ob am Schreibtisch im Büro, auf Geschäftsreise oder im Homeoffice – der Content ist jederzeit zugänglich. Selbst mehrere Personen können gleichzeitig ein Dokument bearbeiten, ohne sich in die Quere zu kommen.
Nebenbei wird der Arbeitsprozess transparenter. Die Arbeitsschritte und Änderungen des einen sind für den anderen sichtbar. Mühelos können Mitarbeiter den Workflow nachverfolgen.
Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht? Achten Sie auf eine simple und übersichtliche Benutzeroberfläche. Das verkürzt nicht nur die Einarbeitungszeit neuer Kollegen. Auch erfahrenen Mitarbeitern kommt sie zugute. Schnell und effizient nutzen sie die Software für ihre täglichen Aufgaben.
Solide Redaktionssysteme berufen sich auf einen integrierten Editor, in dem sich Texte, Links, Grafiken und Tabellen mühelos bearbeiten, formatieren und teilen lassen. Ein weiteres Plus ist eine Prüffunktion, die den Content automatisch auf Grammatik- und Rechtschreibfehler, Schreibstil und Ausdruck untersucht.
Je mehr User sich an einem Redaktionssystem beteiligen, desto schneller wächst die Menge an produziertem Content. Schnell geht die Übersicht verloren. Umso wichtiger ist eine umfassende Suchfunktion mit zahlreichen Filteroptionen. Ob per Volltext oder Metadaten – zuverlässige Redaktionssysteme unterstützen Sie bei der Suche.
Viele Unternehmen arbeiten international. Sprich: Sie produzieren Content in verschiedenen Sprachen. Das Redaktionssystem muss dieser multilingualen Herausforderung gewachsen sein.
Von grossem Vorteil ist eine Exportfunktion, die die fertigen Inhalte in ein externes Übersetzungssystem auslagert. Lassen sich die Inhalte direkt im Redaktionstool übersetzen, erlauben Ihnen multilinguale Systeme schnelle und einfache Änderungen.
Ein falscher Klick und zwei Stunden Arbeit sind dahin – wer kennt dieses Schreckensszenario nicht? Intelligente Redaktionssysteme lassen es gar nicht erst zu diesem Schreckensszenario kommen. Sie speichern alle Änderungen automatisch ab. Ein manuelles Speichern ist nicht mehr nötig. Selbst, wenn der PC abstürzt, bleibt alles da, wo es hingehört.
Selbst die beste Einarbeitung kann das Benutzerhandbuch nicht ersetzen. Früher oder später vergisst auch der aufmerksamste Schüler wichtige Einzelheiten. So muss er seine Wissenslücken jederzeit füllen können. Ein einheitliches Handbuch hilft ihm dabei – ob als Online-Dokumentation, klassisches Buch oder App.
Ein einziges Format ist heute nicht mehr genug. Jeder Anwender hat schliesslich seine eigenen Bedürfnisse. So beschränkt sich ein vorbildliches Redaktionstool nicht auf ein einziges Layout oder einzelne Kanäle, sondern ist beliebig dank Schnittstellen erweiterbar.
Ob die Unternehmensfarben, das Firmenlogo oder einheitliche Grafiken – Corporate Design stiftet Identität. Kunden und Mitarbeiter können sich besser mit dem Konzern oder der Marke identifizieren. Viele Redaktionssysteme lassen aber nur ein einziges Design zu. Geben Sie sich nicht damit zufrieden. Gute Anbieter punkten mit abwechslungsreichen Gestaltungsmöglichkeiten – ganz nach Ihrem Geschmack.
Zwei, drei Monate sind für ein Archiv nicht mehr genug. Kunden und Mitarbeiter wünschen sich dauerhaften Zugriff auf die Dokumente. Umso mehr Speicherkapazitäten brauchen Redaktionssysteme.
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